Kaizen là gì? Đặc điểm của nguyên tắc kaizen là như thế nào? Đây là một thuật ngữ khá quan trọng đối với doanh nghiệp muốn tạo ra bước ngoặt trong quá trình hoạt động. Để áp dụng vào công việc hiệu quả, cần phải hiểu rõ được bản chất, mặt lợi ích mà Kaizen đem lại. Đọc bài viết của PDCA dưới đây để tìm hiểu về lợi ích của phương pháp Kaizen này nhé.
Contents
1. Đặc điểm của phương pháp Kaizen
Khái niệm Kaizen có lẽ khá phổ biến trong giới kinh doanh hiện nay. Doanh nghiệp muốn cải tiến phương án làm việc để tăng hiệu quả và chất lượng công việc đều tìm đến phương pháp này. Vậy Kaizen mang những đặc điểm như thế nào để được sử dụng nhiều đến thế? Hãy cùng PDCA xem qua ngay nội dung dưới đây nhé!
- Kaizen giúp cải thiện môi trường làm việc, làm việc theo tiêu chuẩn kaizen giúp nơi làm việc trở nên năng động, gần gũi hơn.
- Nâng cao, thúc đẩy năng suất làm việc để đáp ứng nhu cầu khách hàng. Hơn thế, Kaizen được áp dụng dụng góp phần tiết tiết kiệm tối đa tài nguyên cho doanh nghiệp.
- Toàn thể nhân viên cần tham gia công việc nhiệt huyết, các nhà quản lý nên tiếp thêm tinh thần lao động nhằm nâng cao nhiệt huyết cho cấp dưới.
- Hoạt động và làm việc theo nhóm giúp chất lượng công việc được cải thiện.
- Quá trình phân tích và thu nhập dữ liệu vô cùng quan trọng trong việc kinh doanh. Từ đó, doanh nghiệp nhận ra khuyết điểm và tìm ra phương án khắc phục tốt nhất.
Đặc điểm của phương pháp Kaizen
2. Những lợi ích của phương pháp Kaizen mang lại cho doanh nghiệp
Kaizen là phương pháp được sử dụng phổ biến, đem lại nhiều lợi ích cho các tổ chức đạt được mục tiêu ban đầu đề ra. Việc áp dụng Kaizen là sự lựa chọn đúng đắn của các doanh nghiệp trong quá trình hoạt động.
2.1 Thiết lập mục tiêu
Thiết lập mục tiêu – một trong những yếu tố quan trọng. Ảnh hưởng đến hiệu quả trong xuyên suốt quá trình làm việc và tạo ra kết quả tốt nhất. Phương pháp Kaizen đề cao việc coi trọng những cá nhân có nỗ lực, phấn đấu đạt được mục tiêu đã đề ra. Doanh nghiệp cần có cơ chế khen thưởng xứng đáng với cố gắng của từng cá nhân.
Thiết lập mục tiêu phù hợp
Việc thiết lập mục tiêu rõ ràng ngay từ ban đầu sẽ làm cho toàn thể nhân viên và cả ban lãnh đạo có động lực để có được thành công. Phấn đấu để được cảm giác tôn trọng và có giá trị trong nhiệm vụ thúc đẩy doanh nghiệp phát triển. Áp dụng Kaizen tăng tinh thần nhiệt huyết trong công việc.
2.2 Nâng cao tinh thần đồng đội
Kaizen nâng cao tinh thần đồng đội
Phương pháp Kaizen nhấn mạnh tinh thần đoàn kết, hỗ trợ, tăng tính tương tác trong quá trình làm việc. Đó là một cơ hội, yếu tố quan trọng để có thể cải thiện mối quan hệ giữa các nhân viên với nhau, góp phần nâng cao hiệu quả công việc.
Kaizen nâng cao tinh thần đồng đội
Kaizen mang đến sự đoàn kết, đồng lòng cùng hướng về mục tiêu chung, vấn đề được đề ra sẽ có thể giải quyết. Mọi người mới có thể làm việc hết năng suất của bản thân, sẵn sàng nếu ra quan điểm, ý kiến sáng tạo riêng. Để xây dựng nên lý tưởng chung của công ty, cần nhiều sự đồng lòng. Hơn thế sẽ góp phần tạo nên mối quan hệ thân mật, thoải mái hơn, tăng thêm tinh thần đồng đội.
Với Kaizen, mỗi nhân viên được xem như một người lính, đều bình đẳng như nhau. Một dự án được ví như một trận chiến, chỉ khi có sức mạnh của tinh thần tập thể, có tinh thần đồng lòng thì mới có thể đi đến thành công.
Không những thế, khi có sự kết nối, gắn bó mật thiết với nhau, mỗi người đều có thể học hỏi thêm nhiều điều, tích lũy tạo nên bề dày về kinh nghiệm làm việc. Vì vậy, ngoài việc gắn kết giữa các thành viên, phương pháp Kaizen còn là yếu tố quan trọng, cần thiết để cải thiện tinh thần đồng đội.
2.3 Cải thiện kỹ năng lãnh đạo
Người lãnh đạo là yếu thúc đẩy động lực đến nhân viên. Bởi gánh nặng, trọng trách lớn lao trên vai nên buộc đối tượng chịu trách nhiệm quản lý phải gắn kết, phối hợp cùng nhóm. Từ đó, công ty mới đủ khả năng đáp ứng dùng nhu cầu của khách hàng.
Kaizen cải thiện kỹ năng lãnh đạo
Ngoài năng lực của bản thân, trong mỗi dự án người lãnh đạo luôn cần có sự hỗ trợ bên ngoài. Doanh nghiệp cần tìm kiếm nguồn cung hữu ích để hoàn thành dự án một cách tốt nhất. Điều đặc biệt là Kaizen là phương pháp thiết yếu để mỗi nhân viên đóng góp ý tưởng cần thiết
2.4 Nâng cao năng suất làm việc
Hiệu suất làm việc cao chính là đích đến quan trọng mà bất kì doanh nghiệp nào cũng muốn tiến đến.Vây, kaizen là gì? Kaizen chính là công cụ quan trọng để bất kỳ doanh nghiệp/ công ty nào cũng nên áp dụng.Chất lượng công việc nhanh chóng được nâng lên theo.
Nâng cao năng suất làm việc
Khi áp dụng phương pháp Kaizen có thể dễ dàng thấy được điểm yếu của nhân viên. Từ đó, công ty tìm phương pháp thích hợp để có thể cải thiện năng lực cho nhân viên, giúp giảm bớt thời gian, đặc biệt là công sức trong quá trình làm việc.
Việc áp dụng phương pháp Kaizen không những nâng cao tay nghề. Không những tạo thêm kinh nghiệm cho nhân viên mà còn giúp hạn chế tối đa lãng phí. Từ đó, Doanh nghiệp dóp phần đẩy mạnh khả năng kinh doanh cho công ty. Tuy nhiên,nếu nhân viên làm việc không đủ năng suất thì khả năng cao sẽ bị đào thải.
2.5 Tối thiểu hóa sự lãng phí
Phương pháp Kaizen luôn thay đổi tiến trình và cập nhật liên tục, hỗ trợ doanh nghiệp phát hiện ra mặt hạn chế, thiếu sót. Từ đó, hàng loạt công ty có thể cắt giảm tối đa sự lãng phí về tài nguyên, nhân lực.
Giảm bớt sự
Giảm bớt sự lãng phí không cần thiết
Khi mọi người cùng nhận ra sự sai lệch của vấn đề, cùng nhau giải quyết thì khả năng đem lại thành công sẽ cao hơn. Hơn thế, nguồn lực và chi phí đầu tư mà doanh nghiệp bỏ ra sẽ được sử dụng hiệu quả triệt để.
3. Thời điểm phù hợp để triển khai Kaizen
Phương pháp Kaizen được phổ biến rộng rãi nên dễ dàng áp dụng mọi lúc, mọi thời điểm. Quan trọng hơn hết, mỗi khi doanh nghiệp cần tăng mạnh về mặt doanh thu, việc áp dụng Kaizen sẽ đem lại hiệu quả, chất lượng trong công việc.
DPCA đưa đến lời khuyên hữu dụng cho bước chuyển mình quan trọng của doanh nghiệp. Các nhà lãnh đạo đánh giá, tìm ra yếu điểm để giảm bớt sự lãng phí, tạo ra môi trường làm việc không ngừng đổi mới.
Khi nào cần áp dụng phương pháp Kaizen?
Việc sử dụng linh hoạt phương pháp Kaizen, doanh nghiệp có thể dễ dàng, linh hoạt hơn trong việc đổi mới, hướng tới tương lai phát triển. Nhờ sự đa năng trong định hướng cũng như chuyển đổi, vừa tạo được tinh thần gắn bó, vừa tiết kiệm tối đa tài nguyên.
Nguyên tắc sử dụng của Kaizen hiệu quả trong doanh nghiệp
Nguyên tắc Kaizen đóng vai trò quan trọng để xác định hướng đi đúng đắn trong công việc, tránh sự sai lệch và tổn thất. Vì vậy, PDCA cấp những phương pháp thiết yếu sau quá trình nghiên cứu, thử nghiệm thực tế.Vậy, nguyên tắc kaizen là gì?
Sử dụng nguyên tắc Kaizen trong doanh nghiệp
- Đặt lợi ích của khách hàng lên hàng đầu.
- Không ngừng nâng cấp, sửa đổi.
- Đề cao tầm quan trọng của tinh thần đồng đội.
- Xây dựng mối quan hệ lành mạnh.
- Nâng cao tinh thần kỷ luật và tự giác.
- Chịu trách nhiệm với các hành vi vi phạm quy tắc doanh nghiệp.
- Đề cao tầm văn hóa của nền doanh nghiệp mở.
- Thông báo để nhân viên nắm bắt đúng và đủ về doanh nghiệp.
- Kết hợp nhiều bộ phận để phù hợp với từng thời điểm.
- Đề cao năng suất, hiệu quả, chất lượng công việc.
5. 7 bước tiến hành Kaizen trong doanh nghiệp
Bởi đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với sự phát triển của doanh nghiệp. Kaizen luôn là mục tiêu cũng như điểm đến được đặt ra hàng đầu. Để thực hiện theo tiêu chuẩn Kaizen, ta cần trải qua các bước cơ bản:
7 bước tiến hành Kaizen trong doanh nghiệp
5.1 Bước 1: Xác định thực trạng và mục tiêu Kaizen
Trước khi bắt đầu áp dụng bất kỳ chiến lược nào vào doanh nghiệp. Giai đoạn phân tích thực trạng luôn là bước quan trọng nhất. Bởi vì, dựa trên dữ liệu này, doanh nghiệp có thể định hình lại tình hình hoặc bối cảnh hiện tại. Tổ chức thiếu điều gì và cần áp dụng những ứng dụng nào để công ty đi đúng hướng.
Ấn định và xác định đúng mục tiêu
Sau khi hiểu rõ tình hình, các phương hướng đề ra cần thực hiện để đạt được sự đồng bộ và nhất quán trong toàn tổ chức. Đường lối của tổ chức cần hạn chế sự lệch lạc, sai mục tiêu ban đầu của tổ chức.
Tiêu chuẩn Kaizen cần xác định rõ mục tiêu và hướng đi. Chất lượng kinh doanh phải được đảm bảo ngay từ những bước đầu tiên, từ quy mô nhỏ sau đó chuyển sang quy mô doanh nghiệp lớn hơn.
5.2 Bước 2: Xác định nguyên nhân của vấn đề đang gặp phải
Tình hình phát triển của doanh nghiệp được đánh giá theo nguồn gốc ban đầu đến sự phát triển hiện tại. Các vấn đề có thể đặt ra như chất lượng sản phẩm đã được kiểm định hay chưa? Dây chuyền vận hành có gặp trục trặc không? Số liệu sau khi thống kê sẽ đem đến câu trả lời hữu ích.
Xác định nguyên nhân gặp phải vấn đề
Phương pháp Kaizen dựa theo nguyên tắc đồng đội, đề cao tinh thần tập thể. “Muốn đi xa thì đi cùng nhau, muốn đi nhanh thì đi một mình”. Vì thế, các nhà quản lý cần nghe ý kiến đóng góp của nhân viên để có cái nhìn bao quát hơn về tình hình của doanh nghiệp.
5.3 Bước 3: Đề xuất giải pháp tốt nhất cho vấn đề
Việc kinh doanh cũng giống như xây dựng một công trình. Sau khi có bản vẽ, đổ móng, điều tiếp theo cần làm chính là lát gạch. Sự đồng lòng góp sức của nhiều người khiến công trình sẽ được hoàn thành nhanh và đẹp nhất. Vì thế, muốn công việc diễn ra tốt, cần lắng nghe ý kiến, giải pháp nhân viên đưa ra để có cái nhìn bao quát, tổng thể.
Đề xuất giải pháp tốt nhất cho vấn đề
Khi tất cả mọi người đều chung tay đưa ra ý tưởng, tổ chức có thể nhanh chóng đưa ra lời giải cho bài toán kinh doanh. Chọn lựa ra cách thức kinh doanh tốt sẽ tìm ra đường đi khả thi đối với tình hình hiện tại, góp phần tạo nên sự thành công.
5.4 Bước 4: Tiến hành thực hiện giải pháp Kaizen
Sau khi tìm ra mục tiêu, khó khăn mà doanh nghiệp gặp phải, bước tiếp theo cần áp dụng hiệu quả phương pháp Kaizen. Tuy nhiên, tổ chức cần thử nghiệm trước ở quy mô nhỏ và vừa. Sau khi đem lại hiệu quả thì mới áp dụng cho quy mô toàn doanh nghiệp.
Thực hiện giải pháp Kaizen
Việc thử nghiệm là vô cùng quan trọng để có thể đưa ra phương án phù hợp nhất. Trong suốt quá trình, doanh nghiệp cần không ngừng quan sát, thu thập dữ liệu để đánh giá lợi ích tiềm năng mang lại.
5.5 Bước 5: Phân tích kết quả thực hiện giải pháp
Kiểm nghiệm và đánh giá kết quả theo tiêu chuẩn Kaizen là rất cần thiết. Tổ chức có cái nhìn tổng thể dựa trên các tiêu chí đề ra ban đầu. Từ đó doanh nghiệp thấy được mức độ phát triển hiện tại, cách thức tốt nhất để cải thiện sự thành công trong suốt quá trình hoạt động.
Phân tích kết quả và thực hiện giải pháp
Phân tích kết quả và thực hiện giải pháp
Hầu hết các doanh nghiệp sử dụng phương pháp theo đúng tiêu chuẩn Kaizen đều nhận được tín hiệu tích cực. Nhiều ý kiến nhận xét rằng khi sử dụng Kaizen, năng suất lẫn thái độ làm việc của nhân viên đều được cải thiện đáng kể.
5.6 Bước 6: Tối ưu hoá giải pháp
Để đạt được thành công, doanh nghiệp cần có từng bước đi đều đúng đắn và vững vàng. Bởi rủi ro sẽ xảy ra bất cứ lúc nào nên doanh nghiệp cần nỗ lực hết sức mình để duy trì sự phát triển không ngừng.
Tối ưu hóa giải pháp
Vì thế, trong suốt quá trình hoạt động, tổ chức cần không ngừng cải thiện phương thức làm việc. Khi nâng cấp liên tục cách thức kinh doanh theo hướng tích cực, doanh nghiệp sẽ giảm bớt đáng kể lượng rủi ro có thể gặp phải.
5.7 Bước 7: Lặp lại chu trình Kaizen đã chuẩn hóa
Để một doanh nghiệp có thể vững chắc hơn trong tương lai thì ở sự cầu toàn ở từng khâu chạy. Đây là điều nên có bởi sau khi đã có kết quả từ phương pháp Kaizen. Nhưng đi kèm là một số rủi ro sẽ gặp hoặc cần thay đổi một số yếu tố nhằm phát triển doanh thu.
Lặp lại chu trình Kaizen đã chuẩn hóa
Khi nhận ra bất cập thì doanh nghiệp cần nhanh chóng sửa đổi, đi theo đúng định hướng, tiêu chí ban đầu của Kaizen. Việc không ngừng nâng cấp chiến lược giúp doanh nghiệp nhanh chóng đạt được kế hoạch đã đề ra.
6. Quy trình Kaizen được sử dụng phổ biến
Sau đây là hai mô hình khá thịnh hành hiện nay mà DPCA muốn cung cấp cho quý đọc giả. Mô hình khá biến dựa trên phương pháp Kaizen có thể áp dụng vào doanh nghiệp:
6.1 Mô hình 5W1H
- 5W và 1H là hai mô hình lần lượt đại diện cho 6 từ để hỏi như Who, What, Where, When, Why và How.
- Mô hình xoay quanh việc đặt ra những câu hỏi đi sâu vào những vấn đề cần được giải quyết. Hỗ trợ nhận diện ra những giải pháp giúp cải tiến liên tục tình hình của doanh nghiệp.
- Sử dụng xuyên suốt chu kỳ Kaizen.
Mô hình 5W1H
6.2 Khung 5S
Là một mô hình đề cao tính tự giá làm việc yêu cầu sự chỉnh chu trong quản lý và sắp đặt công việc. Mang hơi hướng của Nhật vì mô hình này là do người Nhật phát minh. Mô hình mang lại kết quả khá khả quan và được sử dụng rộng rãi.
Khung 5S
5S là viết tắt từ ký tự đầu tiên của 5 từ tiếng Nhật: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke. Dưới đây là ý nghĩa của 5 từ đó:
- Seri: sử dụng những yếu tố đem lại hiệu quả, loại bỏ những điều không cần thiết.
- Seiton: đề cao tiêu chí dễ thấy, dễ tìm, dễ trả và dễ lấy.
- Seiso: không ngừng cải thiện môi trường bằng cách giữ vệ sinh chung.
- Seiketsu: làm theo quy chuẩn, lặp lại ba bước theo chu trình.
- Shitsuke: luôn chủ động, tự giác hoàn thành nhiệm vụ được giao.
7. Những ưu và nhược điểm của phương pháp Kaizen
Bất kì phương pháp nào cũng có ưu và nhược điểm riêng. Bởi như vậy nên doanh nghiệp cần sử dụng một cách hợp lý và khôn khéo để đạt được hiệu quả như mong muốn. Hãy cùng PDCA điểm qua những lưu ý của Kaizen nhé!
7.1 Ưu điểm
Kaizen đem lại cho doanh nghiệp những tác động tích cực, thúc đẩy quá trình làm việc diễn ra nhanh chóng, hoàn thiện nhất:Ưu điểm nhược điểm Kaizen
Ưu điểm nhược điểm Kaizen
- Nâng cấp liên tục hệ thống doanh nghiệp và đẩy mạnh sự tập trung.
- Hạn chế sai phạm, ưu tiên coi kỹ tiến trình thực hiện.
- Giảm cường độ kiểm tra.
- Tạo cho nhân viên môi trường làm việc thoải mái để cống hiến và nhiệt huyết với công việc.
- Tăng cường hoạt động nhóm, tập thể, kết hợp nhiều ban.
- Luôn lắng nghe khách hàng và quan tâm hơn đến nhu cầu mà khách hàng đặt ra.
- Đẩy mạnh trong việc doanh nghiệp trong dài hạn hoặc ngắn hạn.
Ngoài ra, việc sử dụng sai lệch quy chuẩn của Kaizen sẽ mang lại hậu quả đáng kể, ảnh hưởng tiêu cực đến doanh nghiệp.
7.2 Nhược điểm
- Phương pháp Kaizen cần sự thay đổi văn hóa nội bộ, mở rộng quan hệ. Tạo môi trường làm việc năng động nên khá khó khăn cho những doanh nghiệp, có sự tương tác kém giữa bên trong và bên ngoài.
- Doanh nghiệp bị ảo tưởng khi đặt ra mục tiêu ngắn hạn. Tầm nhìn và chiến lược chưa kỹ lưỡng nên dễ bị thụt lùi sau một khoảng thời gian hoạt động.
Mong rằng thông tin mà PDCA giúp ích cho bạn trong việc tìm hiểu và trả lời được câu hỏi “Kaizen là gì?” Từ đó mỗi doanh nghiệp có thể dễ dàng tìm kiếm thông tin, tìm ra phương pháp phù hợp cho doanh nghiệp. Hãy liên hệ nếu bạn cần thêm các kỹ năng mềm trong kinh doanh nhé!
