“Vận tải đường bộ” hay “chứng từ vận tải đường bộ” có lẽ là các cụm từ không quá xa lạ với mọi người, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp và công ty trong lĩnh vực mua bán các loại hàng hóa. Vận tải đường bộ là quá trình vận chuyển hàng hóa giữa các địa điểm khác nhau bằng cách sử dụng các phương tiện di chuyển trên đường bộ như: xe tải, xe container, xe ô tô, mô tô 2 hoặc 3 bánh, v.v…
Cũng như các phương thức vận tải khác, vận tải đường bộ cũng cần sự góp mặt của một số chứng từ vận tải cần thiết để quá trình vận chuyển được diễn ra một cách suôn sẻ hơn. Bài viết này sẽ giúp bạn tìm hiểu chi tiết các chứng từ vận tải đường bộ không thể thiếu đối với hình thức vận chuyển này.
Contents
Các chứng từ vận tải đường bộ quan trọng
Giấy tờ xe
a. Giấy đăng ký xe: Chứng từ xác nhận quyền sở hữu phương tiện vận chuyển.
b. Giấy chứng nhận bảo hiểm: Cung cấp thông tin cần thiết để xác minh các khoản phí bảo hiểm cụ thể cho phương tiện vận chuyển
c. Giấy chứng nhận kiểm định kèm theo tem kiểm định: Chứng chỉ xác nhận phương tiện dùng để vận chuyển đã được kiểm định đồng thời cũng thỏa mãn các tiêu chuẩn, quy chuẩn, quy định về chất lượng an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường. Xe đã được cấp Giấy chứng nhận kiểm định sẽ được xác nhận bằng tem kiểm định.
d. Giấy lưu hành cho các phương tiện quá khổ, quá tải: Các phương tiện có kích thước vượt quá kích thước tối đa cho phép khi tham gia giao thông trên đường bộ phải có giấy phép lưu hành mới được phép lưu thông.
e. Sổ nhật trình chạy xe: Đối với xe vận chuyển khách có tuyến cố định, sổ nhật trình sẽ là nguồn thông tin để cập nhật lộ trình chạy xe như ngày, giờ vào, giờ ra, biển số xe, hãng xe, người lái xe và một mục ghi chú,… giúp cho việc quản lý trở nên dễ dàng hơn.
f. Phù hiệu xe chạy hợp đồng: Đối với xe khách chạy hợp đồng, phù hiệu được sử dụng nhằm thể hiện cách thức và mục đích sử dụng của xe. Đây cũng là dấu hiệu để các cơ quan lực lượng chức năng kiểm tra và giám sát hoạt động của phương tiện.
Giấy tờ của chủ sở hữu phương tiện.
Theo quy định của pháp luật, chủ phương tiện hay còn gọi là chủ doanh nghiệp bắt buộc phải có các loại chứng từ chứng nhận đăng ký kinh doanh vận tải theo ngành nghề cụ thể. Chủ doanh nghiệp có thể thực hiện thủ tục xin giấy phép con tại Sở Giao thông vận tải sau khi hoàn thành thủ tục đăng ký kinh doanh tại Sở Kế hoạch và Đầu tư.
Giấy tờ của người điều khiển phương tiện vận chuyển
a. Giấy phép lái xe: Các xe chuyên chở hàng hóa hay xe chuyên chở khách đều sẽ có một loại giấy phép lái xe riêng. Thông thường các giấy phép hạng B1, B2, C và D sẽ phù hợp với những người chuyên lái xe tải. Tuy nhiên, những quy định về tải trọng và mặt hàng được vận chuyển cũng sẽ ảnh hưởng đến hạng của giấy phép này.
Tải trọng của xe có thể ảnh hưởng đến hạng của bằng lái
b. Giấy chứng nhận huấn luyện vận chuyển hàng: Đối với người điều khiển phương tiện, mỗi mặt hàng được vận chuyển đều sẽ phải kèm theo chứng nhận huấn luyện về an toàn lao động trong quá trình vận chuyển. Đặc biệt là các loại hàng hóa công nghiệp nguy hiểm.
Các chứng từ có liên quan khác
Hợp đồng vận chuyển:
Đây là một trong những chứng từ vận tải đường bộ quan trọng mà bất kỳ chủ doanh nghiệp nào đều phải lưu ý. Hợp đồng vận chuyển là minh chứng cho việc cam kết thực hiện các thỏa thuận giữa bên vận tải và bên thuê vận tải. Đây cũng là loại chứng từ có tính pháp lý được sử dụng để giải quyết tranh chấp giữa các bên.
Nội dung trong hợp đồng thường bao gồm:
• Số lượng hàng hóa
• Thời gian nhận và vận chuyển hàng hóa cũng như thời gian trả hàng
• Địa điểm nhận và trả hàng
• Hình thức thanh toán
• Thời gian thanh toán
• Cước phí
• Những thỏa thuận về nghĩa vụ, quyền hạn và trách nhiệm của hai bên.
Ngoài ra, trong hợp đồng cũng nên đề cập đến một số thông tin như: cách xếp dỡ hàng hóa, chèn lót hàng hóa, tính chất hàng hóa, cách phòng hộ khi có sự cố trong lúc vận chuyển, phương thức giao, nhận hàng hóa,…. và một số điều kiện về quản lý thị trường, hải quan, kiểm dịch,…khi vận chuyển
Giấy đi đường
Loại giấy tờ này thường sẽ được cấp cho các loại xe kinh doanh vận tải hàng hóa. Mỗi chuyến hàng đều sẽ được cấp giấy đi đường để làm chứng từ trong quá trình vận chuyển. Loại giấy này sẽ xác minh một cách rõ ràng hành trình của chuyến xe để dễ dàng kiểm soát hơn và dùng để hoạch toán các chi phí kinh tế, kỹ thuật và theo dõi phòng khi có sự cố xảy ra trên đường.
Giấy đi đường trong chứng từ vận tải đường bộ cũng giúp cho người lái xe giao và nhận hàng hóa phù hợp với giấy gửi hàng cho chủ hàng.
Phiếu thu cước
Trong số các chứng từ vận tải đường bộ cần thiết, phiếu thu cước sẽ đóng vai trò phản ánh kết quả kinh doanh vận tải và được dùng để: làm chứng từ thu, chi cho các loại cước vận chuyển và dịch vụ, hay tính giá trị vận chuyển và đưa ra giá tiền cho dịch vụ. Ngoài ra, phiếu thu cước cũng được dùng để kiểm tra hoạt động trong quá trình vận chuyển hàng hóa, xác nhận các dịch vụ đã hoàn thành, hoặc hạch toán kết quả của quá trình vận chuyển hàng hóa.
Phiếu thu cước sẽ do đơn vị vận tải lập và người lập phiếu thu cước cần phải có trách nhiệm ghi đúng, đủ và chính xác nội dung các mục, đồng thời cũng phải chịu trách nhiệm cho những ghi chép của mình.
Phiếu thu cước sẽ được chủ hàng dùng làm chứng từ để xuất tiền trả cho đơn vị vận tải và đồng thời xác nhận rằng công việc vận chuyển đã hoàn tất.
Giấy gửi hàng
Giấy gửi hàng là một loại chứng từ vận tải đường bộ được dùng để thay thế cho hóa đơn, phiếu xuất kho và có hiệu lực pháp lý về các mặt hàng được chở trên xe. Các đơn vị kinh doanh vận tải cũng sẽ dùng loại chứng từ này để xác nhận quá trình vận chuyển đã hoàn thành.
Chứng từ vận tải đường bộ có bao gồm vận đơn không?
Thông thường, vận đơn sẽ dành cho các hình thức vận tải như vận tải bằng đường hàng không, vận tải đường biển. Còn đối với vận tải đường bộ, vận đơn sẽ được thay thế bằng giấy gửi hàng đường bộ hoặc các giấy tờ khác như chứng từ giao nhận tại kho FCR, Cargo receipt,…
Một điểm cần phải lưu ý khác là các loại giấy tờ này sẽ không có giá trị sở hữu hay chuyển nhượng hàng hóa mà chỉ được dùng như một biên lai nhận hàng hóa thông thường.
Không thể phủ nhận rằng vận tải đường bộ đang là “mảnh đất màu mỡ” cho các doanh nghiệp hiện nay. Tuy nhiên, để có thể tham gia vào lĩnh vực này, không thể thiếu những quy trình và giấy tờ cần phải được hoàn thành. Hy vọng những thông tin hữu ích về chứng từ vận tải đường bộ do Chợ kiến thức cung cấp ở trên sẽ giúp các bạn chuyển hàng hóa được nhanh chóng và thuận lợi nhất.
